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商品采購全過程管理 |
商品采購是商場主要業務活動之一。為了保證企業采購到適銷對路的商品，必須認識了解采購過程，做好采購業務決策，加強對商品采購過程的監督，確保采購工作的圓滿完成。
為了科學地組織商品采購，商場必須根據自身狀況，建立相應的采購機構；根據商品經營范圍、品種，形成商品經營目錄;確定采購渠道；進行進貨洽談、簽訂訂貨合同；完成商品檢驗與驗收活動。
(一)建立相應的商品采購機構
商場的商品采購機構有兩種：一種是正式的采購組織，專門負責商品采購工作，人員專職化。
設立正式的采購部門，采購工作專業化，可以統一規劃商品采購工作，人員職責、權限明確，便于提高工作效率，加強與供貨單位的業務聯系。
另一種是非正式的采購組織，企業不設專職采購部門，由銷售部、組負責商品采購工作。非正式采購組織一般不設專門采購人員，而由銷售人員兼職從事商品采購。非正式采購組織由銷售人員參與采購，便于根據市場商品銷售確定采購活動，使購銷緊密連接，但不利于對采購工作的統一控制管理。
(二)制定商品經營目錄
商品經營目錄是商場或商品經營部(組)所經營的全部商品品種目錄，是商場組織進貨的指導性文件。
商場制訂商品經營目錄，是根據目標市場需求和企業的經營條件，具體列出各類商品經營目錄；借以控制商品采購范圍，確保主營商品不脫銷，輔營商品花色、規格、式樣齊全，避免在商品采購上的盲目性。
商場的商品經營目錄并不是一成不變的；也根據市場需求變化和企業經營能力適時進行調整。調整中可依據商品銷售數據進行分析哪些種類的商品銷售下降,如果較長時間內無銷售記錄，可逐漸篩選淘汰。如有些商品銷售上升，可適當增加經營品種和采購數量。商場還應經常開展市場調研預測：分析市場需求變化趨勢，了解新產品開發情況，根據企業條件，增加市場前景好的商品經營。在深入研究市場發展變化，總結自身經營狀況的基礎上，適時調整商品經營目錄，是商場改善經營的重要手段。
(三)合理選擇采購渠道
商場采購渠道多種多樣，如何從中進行選擇呢? 我們換個角度來分析。商場的供貨渠道可以分為三個方面：一是企業自有供貨者；二是原有的外部供貨者；三是新的外部供貨者。
1．企業自有供貨者。有些商場自己附設加工廠或車間，有些企業集團設有商品配送中心。這些供貨者是商場首選的供貨渠道。
商場按照市場需要，組織附屬加工廠加工或按樣生產，自產自銷，既是商品貨源渠道，又有利于形成企業經營特色。有些商品如時裝、針紡織品、鞋帽，市場花色、式樣變化快，從外部進貨，批量大、時間長，不能完全適應市場變化。而從加工廠或車間加工訂做，產銷銜接快，批量靈活。有些商場加工訂做的時裝品牌也有較高的知名度和市場影響，成為吸引客流，擴大銷售的有力手段。
2．商場原有外部供貨者。商場與經常聯系的一些業務伙伴，經過多年的市場交往，對這些單位的商品質量、價格、信譽等比較熟悉了解，對方也愿意與商場合作，遇到困難相互支持。因此，可成為商場穩定的商品供應者。
商場穩定的外部供應者來自各個方面，既有生產商，又有批發商，還有專業公司等。在選擇供貨渠道時，原有的外部供貨者應優先考慮，這一方面可以減少市場風險，又可以減少對商品品牌、質量的擔憂，還可以加強協作關系，與供貨商共同贏得市場。
3．新的外部供貨者.由于商場業務擴大，市場競爭激烈，新產品不斷出現，企業需要增加新的供貨者。選擇新的供貨者是商品采購的重要業務決策，要從以下方面做比較分析：(1)貨源的可靠程度。主要分析商品供應能力和供貨商信譽。包括商品的花色、品種、規格、數量能否按商場的要求按時保證供應，信譽好壞，合同履約率等。(2)商品質量和價格。主要是供貨商品質量是否符合有關標準，能否滿足消費者的需求特點，質量檔次等級是否和商場形象相符，進貨價格是否合理，毛利率高低，預計銷售價格消費者能否接受，銷售量能達到什么水平，該商品初次購進有無優惠條件、優惠價格等。(3)交貨時間。采用何種運輸方式，運輸費用有什么約定，如何支付，交貨時間是否符合銷售要求，能否保證按時交貨。(4)交易條件。供貨商能否提供供貨服務和質量保證服務，供貨商是否同意商場售后付款結算，是否可以提供送貨服務和提供現場廣告促銷資料和費用，供貨商是否利用本地傳播媒介進行商品品牌廣告宣傳等。
為了保證貨源質量．商場商品采購必須建立供貨商資料檔案，并隨時增補有關信息，以便通過信息資料的比較對比，確定選擇供貨商。
(四)購貨洽談、簽訂合同
在對供貨商進行評價選擇的基礎上，采購人員必須就商品采購的具體條件進行洽談。在采購談判中，采購人員要就購買條件與對方磋商，提出采購商品的數量、花色、品種、規格要求，商品質量標準和包裝條件，商品價格和結算方式，交貨方式，交貨期限和地點也要雙方協商，達成一致，然后簽訂購貨合同。
一項嚴謹的商品采購合同應包括以下主要內容：(1)貨物的品名、品質規格；(2)貨物數量；(3)貨物包裝;(4)貨物的檢驗驗收； (5)貨物的價格，包括單價、總價；(6)貨物的裝卸、運輸及保險； (7)貸款的收付；(8)爭議的預防及處理。簽訂購貨合同，意味著雙方形成交易的法律關系，應承擔各自的責任義務。供貨商按約交貨，采購方支付貨款。
(五)商品檢驗、驗收
采購的商品到達商場或指定的倉庫，要及時組織商品驗收工作，對商品進行認真檢驗。商品驗收應堅持按采購合同辦事．要求商品數量準確，質量完好，規格包裝符合約定，進貨憑證齊全。商品驗收中要做好記錄，注明商品編號、價格、到貨日期。驗收中發現問題，要做好記錄，及時與運輸部門或供貨方聯系解決。
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